Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Focus Bijlesinstituut is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Contact: info@focusbijlesinstituut.nl of WhatsApp +31 6 00 00 00 00.

2. Welke gegevens verwerken we?

Van ouders/verzorgers

• Naam, e-mailadres en telefoonnummer
• Adres (alleen bij bijles aan huis of voor facturatie)
• Betaal- en factuurgegevens

Van leerlingen

• Voornaam, schoolniveau, leerjaar en vakken
• Hulpvraag en leerdoelen
• Aanwezigheid, behandelde stof, voortgang en feedback na de les
• Transcripties van online lessen (alleen met toestemming, zie hieronder)
• Vragen en berichten via de hulplijn

Van sollicitanten en docenten

• Cv, motivatie, diploma's en contactgegevens
• Gegevens uit het selectieproces, zoals identiteitscontrole en VOG

3. Transcripties van online lessen

Van iedere online les maken we een transcriptie: een geschreven verslag van wat er in de les gezegd wordt. Het is geen video-opname. Dit gebeurt met de transcriptiefunctie van Google Meet of Microsoft Teams.

• Doel: feedback op de les, kwaliteitscontrole van docenten en de veiligheid van leerlingen als er iets gebeurt.
• Toestemming: we maken alleen een transcriptie als daar vooraf uitdrukkelijk toestemming voor is gegeven. Bij leerlingen jonger dan 16 jaar geeft de ouder of verzorger toestemming; vanaf 16 jaar ook de leerling zelf.
• Toegang: alleen de kwaliteitsverantwoordelijke van Focus Bijlesinstituut. Ouders kunnen de transcriptie van hun eigen kind opvragen.
• Bewaartermijn: maximaal 3 maanden. Is een transcriptie nodig om een incident af te handelen, dan bewaren we die zo lang als daarvoor nodig is.
• Geen ander gebruik: we delen transcripties niet met anderen, publiceren ze niet en gebruiken ze niet voor reclame.
• Intrekken: je kunt je toestemming altijd intrekken via e-mail of WhatsApp. Daarna maken we geen transcripties meer.

4. Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

• Contact opnemen over een aanmelding of proefles
• Lessen plannen en geven, en de voortgang bijhouden
• Voortgangsgesprekken met ouders
• Facturen versturen en betalingen verwerken (ook bij een vergoeding via bijvoorbeeld Leergeld)
• Sollicitaties beoordelen en docenten selecteren
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht

5. Op welke grondslag?

We verwerken gegevens omdat dat nodig is voor de overeenkomst (de bijles), omdat je toestemming hebt gegeven (bijvoorbeeld via het aanmeldformulier), of omdat de wet het verplicht. Voor leerlingen jonger dan 16 jaar geeft de ouder of verzorger toestemming.

6. Hoe lang bewaren we gegevens?

• Aanmeldingen zonder vervolg: maximaal 6 maanden
• Transcripties van online lessen: maximaal 3 maanden
• Leerlingdossiers: tot 1 jaar na de laatste les
• Financiële gegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
• Sollicitaties zonder aanstelling: maximaal 4 weken na afronding, of 1 jaar met jouw toestemming

7. Met wie delen we gegevens?

Alleen met partijen die nodig zijn om onze dienst te leveren, zoals Google (Meet) of Microsoft (Teams) voor het videobellen en de transcriptie, de aanbieder van ons e-mail- en agendasysteem, WhatsApp voor berichten, onze boekhoudsoftware en betaaldienst. Met deze partijen maken we afspraken over beveiliging en geheimhouding. Bij een vergoeding delen we alleen de gegevens die de vergoedende organisatie nodig heeft voor de facturatie. Wij verkopen nooit gegevens.

8. Beveiliging

We beschermen gegevens met passende maatregelen: beveiligde accounts met tweestapsverificatie, beperkte toegang tot dossiers en versleutelde verbindingen. Docenten zien alleen de gegevens van hun eigen leerlingen.

9. Cookies en website

Deze website gebruikt geen tracking- of advertentiecookies. Voor de lettertypen maken we gebruik van Google Fonts; daarbij wordt je IP-adres door de browser aan Google doorgegeven. Het aanmeldformulier opent je eigen e-mailprogramma; de gegevens gaan pas naar ons als je de e-mail verstuurt.

10. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering en overdracht van je gegevens, en je kunt bezwaar maken of je toestemming intrekken. Stuur je verzoek naar info@focusbijlesinstituut.nl; we reageren binnen een maand. Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.